E-Ticaret Siteleri Kurumsal Satın Alma Süreçlerinin Önünü Kesiyor mu?

Değerli satın alma profesyonelleri,

Günümüzde her şey dijitalleşiyor, farkındayız. Artık evdeki kahveden, şirketin tonerine kadar her şey birkaç tıkla kapımızda. Ancak iş profesyonel satın alma süreçlerine gelince, e-ticaret sitelerinin bu “kolaylık” anlayışı bazen işlerimizi kolaylaştırmak yerine zorlaştırıyor.“ Sepete ekleyip satın alabilirsiniz” cevabını kaç kez duydunuz? Eminim en az bir kere “Teklif rica ediyorum” dediğinizde karşınızdaki kişi size sadece web sitesinin linkini gönderdi. İşte tam da burada işler tıkanıyor.

Kurumsal dünyada satın alma belirli kurallarla yürür. Özellikle yüksek adetli veya stratejik alımlarda, teklif alma süreci sadece bir prosedür değil; şeffaflık, rekabet ve maliyet optimizasyonu için temel bir adımdır. Ama dijitalleşme ile hayatımıza giren e-ticaret siteleri, bu süreci zaman zaman görmezden geliyor.

“Sitemize Girip Alabilirsiniz” Demek Teklif Vermek Değildir

Satın alma uzmanı olarak teklif isteriz. Tarihli, imzalı, kaşeli ya da en azından PDF formatında net bilgileri içeren bir teklif olmadan süreci başlatmamız mümkün değildir. Ancak bazı e-ticaret firmaları, bu prosedürleri ya bilmiyor ya da önemsemiyor.

“Sitemizden alabilirsiniz.”

“Orada tüm fiyatlar yazıyor.”

“Teklif hazırlamıyoruz, online satış yapıyoruz.”

Bu cevaplar, bir satın alma prosedürü için hiçbir anlam ifade etmiyor. Çünkü bizim sistemlerimiz “sepete ekle” ile işlemiyor. ERP sistemine gireceğimiz, onay süreçlerine tabi tutacağımız, üç farklı firmadan alınmış tekliflerle karşılaştırma yapacağımız net, resmi belgeler gerekiyor.

Kurumsal Satın Almada Süreç Nasıldır?

Kurumsal firmalarda satın alma belirli kurallar çerçevesinde yürür.

Özellikle yüksek adetli ya da bütçesi büyük alımlarda;

• En az üç farklı tedarikçiden teklif alınması,
• Tekliflerin karşılaştırılması,
• Onay süreçlerinden geçirilmesi,
• Belge arşivlemesinin yapılması gerekir.

Bu süreç şeffaflık sağlar, rekabet yaratır ve kurumsal hafızayı oluşturur.

Teklif Neden Önemlidir?

• Resmi Belge Niteliği Taşır Teklifin şirket tarafından resmi olarak onaylandığını ve bağlayıcılık taşıdığını gösterir.
• Sorumluluk ve Ciddiyet Gösterir Teklifi veren firmanın, yazılı olarak sunduğu fiyat ve şartların arkasında durduğunu ifade eder.
• Denetlenebilirlik Sağlar Kurumsal satın alma süreçleri denetime açıktır. Belgeler arşivlenebilir, linkler ise zamanla geçerliliğini yitirir.
• Fiyat ve Şartların Netliğini Sağlar Tarihli bir teklif; ürün, adet, fiyat, teslim süresi ve ödeme gibi tüm detayları içerir. Linkte bu netlik çoğu zaman yoktur.
• Karşılaştırma Yapmayı Kolaylaştırır Satın alma uzmanı, gelen teklifleri eşit şartlarda karşılaştırmak ister. Bunun için hepsinin aynı formatta olması gerekir.
• Sözleşmeye Altyapı Oluşturur Satın alma sonrası oluşabilecek anlaşmazlıklarda, teklif referans alınabilir. Web sayfası ekran görüntüsü alınmış bir fiyat ise geçerli kabul edilmez.

Peki Neden Web Sitesi Linki Yeterli Olmaz?

• Fiyat geçerlilik tarihi yoktur. Günlük hatta saatlik olarak değişebilir.
• İçerik sabit değildir. Ürün stok durumu, kampanya, kur gibi değişkenler fiyatı etkiler.
• Resmi bir belge değildir. Yetkili bir personelin onayı yoktur, bu yüzden kurumsal süreçlerde geçerlilik taşımaz.
• Arşivlenemez ve denetlenemez. Link çalışmayabilir, site kapanabilir.
• Teklif formatına uygun değildir. ERP sistemlerine girilmesi zor, karşılaştırılması zahmetlidir.

Ne Yapılmalı?

E-ticaret firmalarının, kurumsal müşterileri de hedefliyorsa, bu süreçleri anlaması ve desteklemesi gerekiyor. Basit bir teklif oluşturma paneli, sistemden otomatik çıkan PDF belgeler ya da kurumsal müşteri temsilcileriyle çalışan bir yapı, bu açığı rahatlıkla kapatabilir.

Kurumsal satın alma ekipleri de bu tür sitelerle çalışmak istediğinde, standart süreçlerini anlatmalı ve beklentilerini açıkça iletmelidir. Belki o zaman sektör, “kurumsal satın alma” ile “bireysel alışveriş” arasındaki farkı biraz daha iyi anlayabilir.

E-ticaret siteleri bireysel alışverişler için harika olabilir.

Ancak kurumsal satın alma süreçleri, belli bir disiplin ve prosedür çerçevesinde ilerler.

Sadece bir web sitesi linkiyle teklif sürecini geçiştirmek, satın alma uzmanını çaresiz bırakır.

Eğer bir tedarikçi kurumsal müşterilere ulaşmak istiyorsa,

"Teklif vermek = Sepete ekleyin" değildir.

Kurumsal dünyada iş kaşede, imzada ve ciddiyette başlar.

E-ticaret harika bir şey. Ama kurumsal dünyada işler hâlâ “dosya eki”yle ilerliyor.

Siz de bu sorunla sıkça karşılaşıyor musunuz?

Yorumlara yazın, belki bir sonraki blog yazımızda birlikte çözüm yolları ararız.

Haftaya görüşmek üzere!